OPERASI KOLOM, BARIS DAN SHEET

Pada topik topik sebelumnya kita telah melakukan opersi cell atau range seperti Cut, Copy, Insert, Format dll. Untuk topik berikutnya kita akan mencoba melakukan operasi terhadap kolom, baris dan lembar kerja sbb;

Operasi Kolom:

• Klick nama kolom yang dipilih atau block nama kolom-kolom yang di pilih
• Klick kanan mouse, akan ditampilkan daftar perintah atau operasi yang dapat dilakukan sepanjang kolom dimaksud sbb;

Dari daftar perintah, terlihat banyak hal yang dapat dilakukan pada kolom yang dipilih;

1. Cut; Untuk memotong seluruh data sepanjang kolom yang di pilih
2. Cut - Paste; untuk memindahkan seluruh data sepanjang kolom yang di pilih
3. Copy - Paste; untuk menyalin seluruh data sepanjang kolom yang di pilih
4. Copy - Paste Special; untuk menyalin seluruh data sepanjang kolom yang dipilih secara special
5. Insert; Menyisipkan kolom baru sebanyak kolom yang dipilih pada kolom yang dipilih
6. Delete; Menghapus kolom yang dipilih beserta isinya
7. Clear Contents; menghapus seluruh data sepanjang kolom yang dipilih
8. Format Cells; memformat seluruh cell sepanjang kolom yang dipilih
9. Column Width; mengatur lebar kolom yang dipilih sbb:
10. Hide; menyembunyikan kolom yang dipilih
11. Unhide; menampilkan kembali kolom yang disembunyikan

Prosedur melakukan perintah no 1 s/d no 8 sama saja dengan prosedur pada operasi cell.

Mengatur lebar kolom:

• Pilih perintah Column Width, ditampilkan kotak dialog berikut:

• Ketikkan lebar kolom yang di inginkan ( secara devoult lebar kolom adalah 8.43)
• Klock tombol OK

Menyembunyikan kolom:

• Pilih perintah Hide, kolom yang di pilih lansung di sembunyikan. Perhatikan urutan nama kolom

Menampilkan kembali kolom yang di sembunyikan:

• Block kolom yang meng antarai kolom yang disembunyikan, misal yang di sembunyikan kolom C, maka block kolom B dan kolom D
• Klick kanan mouse,
• Pilih perintah Unhide, kolom yang di sembunyikan lansung di tampilkan

Operasi Baris:

• Klick nomor baris yang dipilih atau block nomor baris-baris yang di pilih
• Klick kanan mouse, akan ditampilkan daftar perintah atau operasi yang dapat dilakukan sepanjang baris dimaksud sbb;

Ternyata daftar perintah yang di tampilkan sama dengan daftar perintah untuk operasi kolom, prosedur masing masing perintahpun sama.

Operasi Sheet (lembar kerja)

• Klick kanan sheet yang di pilih, akan ditampilkan daftar perintah yang dapat dilakukan pada lembar kerja dimaksud sbb;

Menyisipkan lembar kerja baru

• Pilih perintah Insert, ditampilkan kotak dialok insert sbb:

Pilih Worksheet

Klick tombol OK, sebuah lembar kerja baru akan disisipkan

Menghapus lembar kerja

• Perintah Delete (), akan ditampilkan dialog peringatan sbb:

• Klick tombol Delete, jika anda yakin akan menghapus lembarkerja dimaksud.

Mengganti nama lembar kerja

• Pilih perintah Rename, sheet yang dipilih akan berwarna gelap
• Ketikkan nama sheet yang baru
• Tekan tombol Enter

Memindahkan atau menyalin lembar kerja

• Pilih perintah Move or Copy , ditampilkan kotak dialog sbb:

• Pilih buku kerja tempat memindahkan atau mengcopy lembar kerja
• Pilih posisi penempatan lembar kerja, mis; sheet3, maka lembar kerja yang dipindahkan atau yang dicopy akan ditempatkan di sebelah kiri sheet 3
• Pilih Create a copy jika sheet tersebut akan di copy, jika tidak dipilih maka lembar kerja dimaksud akan dipindahkan
• Klick tobol OK

Memproteksi lembar kerja

• Pilih Protect Sheet , ditampilkan kotak dialog berikut

• Ketikkan pasword proteksi anda
• Kosongkan tanda centang unsur pengecualian proteksi,
• Klick tombol OK, ditampilkan kotak dialog konfirmasi protect
• Ketikkan kembali pasword protect anda
• Klick tombol OK,

Catatan; Pasword tidak boleh lupa !!! . Lembar kerja yang telah di protek tidak akan bisa di edit kembali sebelum protextnya dibuka.

Membuka proteksi

• Pilih Unprotet sheet , ditampilkan jendela Unprotect
• Ketikkan pasword protekct anda
• Klick tombol OK

Mewarnai tab sheet

• Pilih perintah Tab Color
• Pilih warna tab yang anda suka dan tab dari sheet yang dipilih lansung diberi warna

Menyembunyikan lembar kerja

• Pilih perintah Hide , lembar kerja yang dipilih lansung di sebunyikan

Menampilkan kembali lembar kerja yang disembunyikan

• Pilih perintah Unhide , ditamilkan jendela Unhide
• Pilih lembar kerja yang akan di tampilkan
• Klik tombol OK

INSERT, DELETE DAN CLEAR CONTENTS

Seringkali terjadi kealpaan pada saat kita memasukan data, untuk itu kita butuh untuk menyisipkan cell atau range bahkan mungkin kita perlu menyisipkan colom atau baris. Bisa jadi kita perlu untuk menghapus cell, range, baris maupun kolom yang sudah kita buat. Bisa jadi juga kita perlu hanya menghapus isi daris cell atau range yang sudah kita ketikkan.

Adapun caranya adalah sbb:

Insert ( menyisipkan) cell / range, baris atau kolom:

• Klik cell, atau blok range untuk tempat penyisipan
• Klik kanan tempat penyisipan cell, baris atau column
• Pilih perintah Insert, ditampilkan jendela dialog Insert sbb:

Tersedia 4 pilihan penyisipan;

1. Shift Cell Right; untuk menyisipkan cell baru dan cell yang telah ada sebelumnya digeser ke kanan
2. Shift Cell Down ; untuk menyisipkan cell baru dan cell yang telah ada sebelumnya digeser ke bawah
3. Entire Row; untuk menyisipkan baris baru dan baris yang telah ada sebelumnya digeser ke bawah
4. Entire Column; untuk menyisipkan column baru dan column yang telah ada sebelumnya digeser ke kanan

• Pilih penyisipan sesuai keperluan anda
• Kilk OK

Contoh hasil penyisipan:

Delete( menghapus) cell/ range, baris atau kolom:

• Klik cell, atau blok range atau blok baris-baris atau blok column-column yang akan di hapus
• Klik kanan pada cell, baris atau column yang akan dihapus
• Pilih delete, ditampilkan jendela dialog Insert.

Tersedia 4 pilihan penghapusan;

Shift Cell Left; untuk menghapus cell atau range yang di blok, dan cell disebelah kanannya akan digeser ke kiri menggantikan cell atau range yang di hapus

Shift Cell Up ; untuk menghapus cell atau range yang di blok, dan cell disebelah bawahnya akan digeser ke atas menggantikan cell atau range yang di hapus

Entire Row; untuk menghapus baris yang di blok dan baris disebelah bawahnya digeser ke atas menggantikan baris yang di hapus

Entire Column; untuk menghapus column yang di blok dan column yang disebelah kanannya digeser ke kiri menggantikan kolom yang di hapus

• Pilih jenis penghapusan yang anda perlukan
• Klik OK

Clear Contents ( menghapus data ) pada cell/range, baris atau kolom:

• Klik cell atau blok range, atau blok baris, atau blok colom yang datanya akan di hapus …
• Klik kanan pada cell, range atau baris atau column yang datanya akan dihapus
• Pilih perintah Clear Contents.

Cara lain yang lebih cepat

• Klik cell atau blok range, atau blok baris, atau blok colom yang datanya akan di hapus
• Tekan tombol Delete atau Del pada Keyboard

Jika data yang akan dihapus hanya pada sebuah cell saja

• Klik cell yang datanya akan di hapus
• Tekan tombol Space bar atau Delete atau Del pada Keyboard

Penggunaan icon Undo dan Redo

Icon Undo digunakan untuk kembali ke perintah sebelumnya, sedangkan icon Redo digunakan untuk kembali ke perintah sesudahnya.

Misalkan pada cell A1 anda telah melakukan beberapa perintah secara berurutan:

perintah pertama; mengetikan huruf A,

perintah ke dua; huruf A diganti dengan huruf B,

perintah ke tiga; hufuf B diganti lagi dengan huruf C

klick icon Undo satu kali, maka anda dibawa ke posisi perintah ke dua

klick icon Undo satu kali lagi, maka anda di bawa ke posisi perintah pertama

klic icon Redo satu kali, maka anda akan dibawa ke posisi perintah ke dua

klick icon Redo sekali lagi, maka anda akan dibawa ke posisi perintah ke tiga

Dengan demikian jika kita telah merasa melakukan perintah yang salah maka kita dapat kembali ke perintah sebelumnya dengan mengklick icon Undo

MEMINDAHKAN DAN MENYALIN DATA

Adakalanya dalam bekerja dengan excel, data yang ada ingin di pindahkan ke tempat lain atau mungkin perlu disalin. kegiatan ini dapat dilakukan dengan mudah sbb:

Memindahkan data dengan metode Cut-Paste:

• Klick cell atau block range data yang akan dipindahkan
• Klik kanan mose pada cell atau range data yang akan di dipindahkan
• Pilih perintah Cut
• Klik kanan pada cell yang dipilih sebagai tempat memindahkan data.
• Pilih perintah Paste

Catatan:

Melakukan klick kanan mouse pada area tertentu adalah untuk menampilkan daftar perintah atau aktivitas yang dapat anda lakukan pada area tersebut. Cara ini sangat membantu seandainya anda kesulitan menemukan icon perintah yang anda butuhkan.

Seandainya anda sudah mengetahui apa icon dan dimana icon yang anda perlukan tersebut berada, anda juga bisa lansung memilih icon/perintah tersebut tanpa telebih dulu mengklick kanan mouse sbb:

• Klick cell atau block range data yang akan dipindahkan
• Pilih icon Cut
• Klik cell yang dipilih sebagai tempat memindahkan data.
• Pilih icon Paste

Dengan metode ini data juga dapat dipindahkan ke sheet yang dipilih pada buku kerja yang sama ataupun ke buku kerja yang dipilih, bahkan juga dapat dipindahkan ke program lain seperti Word atau Power Point. Tentunya anda harus mengkatifkan lembar kerja atau buku kerja atau program yang di pilih terlebih dahulu

Memindahkan data dengan metode Fill:

• Klik cell atau block range data yang akan dipindahkan
• Tempatkan kursor di garis pointer sehingga kursor berubah bentuk menjadi tanda panah empat arah
• Klik & drag (klick, tahan dan geser kursor) ke cell yang dipilih sebagai tempat pemindahan data

Metode ini hanya berlaku untuk memindahkan data ke cel yang dipilih pada lembar kerja bersangkutan saja

Mengcopy data dengan metoda Copy-Paste:

Digunakan untuk menyalin atau menggandakan data pada cell atau range . Selain itu mengcopy juga bisa berarti mengulang pelaksanaan perhitungan matematis untuk cell-cell yang bersesuaian serta melanjutkan memasukan data seperti data berurutan/ berpola

• Klik sel atau blok range data yang akan di copy
• Klik kanan pada cell atau range yang akan dicopy
• Pilih perintah Copy,
• Klik kanan cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih perintah Paste

Cara lain:

• Klik sel atau blok range data yang akan di copy
• Pilih icon Copy,
• Klik cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih icon Paste

Dengan metode ini, data juga dapat dicopykan ke sheet yang dipilih pada buku kerja yang sama ataupun ke buku kerja yang dipilih, bahkan juga dapat dicopykan ke program lain seperti Word atau Power Point. Tentunya anda harus mengkatifkan lembar kerja atau buku kerja atau program yang di pilih terlebih dahulu

Mengcopy data dengan metoda Fill Series

• Klik cell atau blok range data yang akan disalin
• Tempatkan kursor di sudut kanan bawah pointer sehingga kursor berubah bentuk menjadi tanda tambah ( +)
• Klik dan drag ke bawah atau ke samping sesuai keperluan pengkopian. Data atau formula atau fungsi akan dicopy ke cell-cell yang dilalui ketika men drag.

Metode ini hanya berlaku untuk mengcopy ke cell yang berdekatan secara series pada lembar kerja bersangkutan saja

Contoh menyalin untuk mengulang pelaksanaan perhitungan matematis/ formula

Rumus atau formula hanya dimasukan pada baris awal saja, selanjutnya dengan mengcopykan rumus tersebut ke cell berikutnya, rumus secara otomatis akan berubah menyesuaikan dengan posisinya.

Perhatikan rumus pada cell C1 adalah =A1*B1 ( data pada cell A1 dikalikan dengan data pada cell B1), setelah dicopykan ke cell C2, C3 dst, maka pada cell C2, rumus berubah menjadi =A2*B2, sedang pada cell C3, rumus berubah menjadi =A3*B3 dst.

Jika rumus dicopikan ke cell D1, E1 dst, maka pada cell D1 rumus berubah menjadi =B1*C1, sedang pada cell E1 rumus berubah menjadi =C1*D1 dst.

Contoh menyalin untuk melanjutkan memasukkan data berurutan

Data berurutan hanya dimasukan pada 2 atau 3 baris pertama saja, selanjutnya di salin dengan metoda Fill Series. Sewaktu men-drag, akan diperlihatkan data urutan terakhir sebagai pedoman untuk mengakhiri drag. Setelah proses penyalinan selesai, di sudut kanan bawah pointer dimunculkan kotak dialog Auto Fill Options untuk mengubah pilihan penyalinan, jika di klick akan ditampilkan kotak dialog sbb;

Beberapa data yang dapat dimasukkan dengan Fill Series

Paste special

Paste Spcial merupakan perintah lanjutan dari Copy, hanya saja hasil pada tempat tujuan disajikan dalam bentuk khusus. Adakalanya anda hanya butuh untuk mengkopy unsur tertentu dari data yang ada, misalnya anda hanya butuh mengkopy column widths saja atau Format saja dll yang bersifat special. Untuk itu lakukan pengkopian dengan metode Copy- Paste Special

• Klik cell atau blok range yang akan di copy secara special
• Klik kanan pada cell atau range yang akan dicopy
• Pilih perintah Copy
• Klik kanan cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih perintah Paste Special,

Cara lain:

• Klik cell atau blok range yang akan di copy secara special
• Pilih icon Copy
• Klik cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih icon Paste Special,

Ditampilkan jendela Paste special, tersedia beberapa pilihan untuk memenuhi kebutuhan

1. All; untuk menampilkan semua yang telah di copy, termasuk format yang telah dilakukan pada data tersebut, kecuali format lebar kolom dan tinggi baris
2. Formulas; untuk menampilkan hasil perhitungan menggunakan rumus yang disesuaikan saja tanpa mengcopy formatnya
3. Value; untuk menampilkan data hasil perhitungan saja tanpa mengcopy rumusnya
4. Formats; untuk menampilkan format saja tanpa mengcopy rumusnya
5. All exept borders; menampilkan semuanya kecuali border
6. Column Widths; untuk menampilkan lebar kolom saja
7. Transpose; menampilkan sekaligus menukar posisi data pada sumbu X menjadi data sumbuY atau sebaliknya

• Klik salah satu pilihan special anda
• Klik OK

Misalkan anda telah melakukan copy paste, maka data disalin namun lebar kolom masih ukuran standar, tidak seperti ukuran column yang aslinya.

Agar lebar column dicopy sama dengan ukuran asli, lanjutkan proses

Lakukan perintah untuk Copy – Paste special

Pilih column widths

Klik OK, data akan di copy dengan paste special Column Widths sbb:

Jika pada jendela dialog Paste Special anda memilih Transpose, akan ditampilkan hasil copy dengan perubahan posisi dari sumbu X ke sumbuY atau sebaliknya.

Selanjutnya tampilan tabel isian perlu di edit dan di format kembali