OPERASI KOLOM, BARIS DAN SHEET

Pada topik topik sebelumnya kita telah melakukan opersi cell atau range seperti Cut, Copy, Insert, Format dll. Untuk topik berikutnya kita akan mencoba melakukan operasi terhadap kolom, baris dan lembar kerja sbb;

Operasi Kolom:

• Klick nama kolom yang dipilih atau block nama kolom-kolom yang di pilih
• Klick kanan mouse, akan ditampilkan daftar perintah atau operasi yang dapat dilakukan sepanjang kolom dimaksud sbb;

Dari daftar perintah, terlihat banyak hal yang dapat dilakukan pada kolom yang dipilih;

1. Cut; Untuk memotong seluruh data sepanjang kolom yang di pilih
2. Cut - Paste; untuk memindahkan seluruh data sepanjang kolom yang di pilih
3. Copy - Paste; untuk menyalin seluruh data sepanjang kolom yang di pilih
4. Copy - Paste Special; untuk menyalin seluruh data sepanjang kolom yang dipilih secara special
5. Insert; Menyisipkan kolom baru sebanyak kolom yang dipilih pada kolom yang dipilih
6. Delete; Menghapus kolom yang dipilih beserta isinya
7. Clear Contents; menghapus seluruh data sepanjang kolom yang dipilih
8. Format Cells; memformat seluruh cell sepanjang kolom yang dipilih
9. Column Width; mengatur lebar kolom yang dipilih sbb:
10. Hide; menyembunyikan kolom yang dipilih
11. Unhide; menampilkan kembali kolom yang disembunyikan

Prosedur melakukan perintah no 1 s/d no 8 sama saja dengan prosedur pada operasi cell.

Mengatur lebar kolom:

• Pilih perintah Column Width, ditampilkan kotak dialog berikut:

• Ketikkan lebar kolom yang di inginkan ( secara devoult lebar kolom adalah 8.43)
• Klock tombol OK

Menyembunyikan kolom:

• Pilih perintah Hide, kolom yang di pilih lansung di sembunyikan. Perhatikan urutan nama kolom

Menampilkan kembali kolom yang di sembunyikan:

• Block kolom yang meng antarai kolom yang disembunyikan, misal yang di sembunyikan kolom C, maka block kolom B dan kolom D
• Klick kanan mouse,
• Pilih perintah Unhide, kolom yang di sembunyikan lansung di tampilkan

Operasi Baris:

• Klick nomor baris yang dipilih atau block nomor baris-baris yang di pilih
• Klick kanan mouse, akan ditampilkan daftar perintah atau operasi yang dapat dilakukan sepanjang baris dimaksud sbb;

Ternyata daftar perintah yang di tampilkan sama dengan daftar perintah untuk operasi kolom, prosedur masing masing perintahpun sama.

Operasi Sheet (lembar kerja)

• Klick kanan sheet yang di pilih, akan ditampilkan daftar perintah yang dapat dilakukan pada lembar kerja dimaksud sbb;

Menyisipkan lembar kerja baru

• Pilih perintah Insert, ditampilkan kotak dialok insert sbb:

Pilih Worksheet

Klick tombol OK, sebuah lembar kerja baru akan disisipkan

Menghapus lembar kerja

• Perintah Delete (), akan ditampilkan dialog peringatan sbb:

• Klick tombol Delete, jika anda yakin akan menghapus lembarkerja dimaksud.

Mengganti nama lembar kerja

• Pilih perintah Rename, sheet yang dipilih akan berwarna gelap
• Ketikkan nama sheet yang baru
• Tekan tombol Enter

Memindahkan atau menyalin lembar kerja

• Pilih perintah Move or Copy , ditampilkan kotak dialog sbb:

• Pilih buku kerja tempat memindahkan atau mengcopy lembar kerja
• Pilih posisi penempatan lembar kerja, mis; sheet3, maka lembar kerja yang dipindahkan atau yang dicopy akan ditempatkan di sebelah kiri sheet 3
• Pilih Create a copy jika sheet tersebut akan di copy, jika tidak dipilih maka lembar kerja dimaksud akan dipindahkan
• Klick tobol OK

Memproteksi lembar kerja

• Pilih Protect Sheet , ditampilkan kotak dialog berikut

• Ketikkan pasword proteksi anda
• Kosongkan tanda centang unsur pengecualian proteksi,
• Klick tombol OK, ditampilkan kotak dialog konfirmasi protect
• Ketikkan kembali pasword protect anda
• Klick tombol OK,

Catatan; Pasword tidak boleh lupa !!! . Lembar kerja yang telah di protek tidak akan bisa di edit kembali sebelum protextnya dibuka.

Membuka proteksi

• Pilih Unprotet sheet , ditampilkan jendela Unprotect
• Ketikkan pasword protekct anda
• Klick tombol OK

Mewarnai tab sheet

• Pilih perintah Tab Color
• Pilih warna tab yang anda suka dan tab dari sheet yang dipilih lansung diberi warna

Menyembunyikan lembar kerja

• Pilih perintah Hide , lembar kerja yang dipilih lansung di sebunyikan

Menampilkan kembali lembar kerja yang disembunyikan

• Pilih perintah Unhide , ditamilkan jendela Unhide
• Pilih lembar kerja yang akan di tampilkan
• Klik tombol OK

INSERT, DELETE DAN CLEAR CONTENTS

Seringkali terjadi kealpaan pada saat kita memasukan data, untuk itu kita butuh untuk menyisipkan cell atau range bahkan mungkin kita perlu menyisipkan colom atau baris. Bisa jadi kita perlu untuk menghapus cell, range, baris maupun kolom yang sudah kita buat. Bisa jadi juga kita perlu hanya menghapus isi daris cell atau range yang sudah kita ketikkan.

Adapun caranya adalah sbb:

Insert ( menyisipkan) cell / range, baris atau kolom:

• Klik cell, atau blok range untuk tempat penyisipan
• Klik kanan tempat penyisipan cell, baris atau column
• Pilih perintah Insert, ditampilkan jendela dialog Insert sbb:

Tersedia 4 pilihan penyisipan;

1. Shift Cell Right; untuk menyisipkan cell baru dan cell yang telah ada sebelumnya digeser ke kanan
2. Shift Cell Down ; untuk menyisipkan cell baru dan cell yang telah ada sebelumnya digeser ke bawah
3. Entire Row; untuk menyisipkan baris baru dan baris yang telah ada sebelumnya digeser ke bawah
4. Entire Column; untuk menyisipkan column baru dan column yang telah ada sebelumnya digeser ke kanan

• Pilih penyisipan sesuai keperluan anda
• Kilk OK

Contoh hasil penyisipan:

Delete( menghapus) cell/ range, baris atau kolom:

• Klik cell, atau blok range atau blok baris-baris atau blok column-column yang akan di hapus
• Klik kanan pada cell, baris atau column yang akan dihapus
• Pilih delete, ditampilkan jendela dialog Insert.

Tersedia 4 pilihan penghapusan;

Shift Cell Left; untuk menghapus cell atau range yang di blok, dan cell disebelah kanannya akan digeser ke kiri menggantikan cell atau range yang di hapus

Shift Cell Up ; untuk menghapus cell atau range yang di blok, dan cell disebelah bawahnya akan digeser ke atas menggantikan cell atau range yang di hapus

Entire Row; untuk menghapus baris yang di blok dan baris disebelah bawahnya digeser ke atas menggantikan baris yang di hapus

Entire Column; untuk menghapus column yang di blok dan column yang disebelah kanannya digeser ke kiri menggantikan kolom yang di hapus

• Pilih jenis penghapusan yang anda perlukan
• Klik OK

Clear Contents ( menghapus data ) pada cell/range, baris atau kolom:

• Klik cell atau blok range, atau blok baris, atau blok colom yang datanya akan di hapus …
• Klik kanan pada cell, range atau baris atau column yang datanya akan dihapus
• Pilih perintah Clear Contents.

Cara lain yang lebih cepat

• Klik cell atau blok range, atau blok baris, atau blok colom yang datanya akan di hapus
• Tekan tombol Delete atau Del pada Keyboard

Jika data yang akan dihapus hanya pada sebuah cell saja

• Klik cell yang datanya akan di hapus
• Tekan tombol Space bar atau Delete atau Del pada Keyboard

Penggunaan icon Undo dan Redo

Icon Undo digunakan untuk kembali ke perintah sebelumnya, sedangkan icon Redo digunakan untuk kembali ke perintah sesudahnya.

Misalkan pada cell A1 anda telah melakukan beberapa perintah secara berurutan:

perintah pertama; mengetikan huruf A,

perintah ke dua; huruf A diganti dengan huruf B,

perintah ke tiga; hufuf B diganti lagi dengan huruf C

klick icon Undo satu kali, maka anda dibawa ke posisi perintah ke dua

klick icon Undo satu kali lagi, maka anda di bawa ke posisi perintah pertama

klic icon Redo satu kali, maka anda akan dibawa ke posisi perintah ke dua

klick icon Redo sekali lagi, maka anda akan dibawa ke posisi perintah ke tiga

Dengan demikian jika kita telah merasa melakukan perintah yang salah maka kita dapat kembali ke perintah sebelumnya dengan mengklick icon Undo

MEMINDAHKAN DAN MENYALIN DATA

Adakalanya dalam bekerja dengan excel, data yang ada ingin di pindahkan ke tempat lain atau mungkin perlu disalin. kegiatan ini dapat dilakukan dengan mudah sbb:

Memindahkan data dengan metode Cut-Paste:

• Klick cell atau block range data yang akan dipindahkan
• Klik kanan mose pada cell atau range data yang akan di dipindahkan
• Pilih perintah Cut
• Klik kanan pada cell yang dipilih sebagai tempat memindahkan data.
• Pilih perintah Paste

Catatan:

Melakukan klick kanan mouse pada area tertentu adalah untuk menampilkan daftar perintah atau aktivitas yang dapat anda lakukan pada area tersebut. Cara ini sangat membantu seandainya anda kesulitan menemukan icon perintah yang anda butuhkan.

Seandainya anda sudah mengetahui apa icon dan dimana icon yang anda perlukan tersebut berada, anda juga bisa lansung memilih icon/perintah tersebut tanpa telebih dulu mengklick kanan mouse sbb:

• Klick cell atau block range data yang akan dipindahkan
• Pilih icon Cut
• Klik cell yang dipilih sebagai tempat memindahkan data.
• Pilih icon Paste

Dengan metode ini data juga dapat dipindahkan ke sheet yang dipilih pada buku kerja yang sama ataupun ke buku kerja yang dipilih, bahkan juga dapat dipindahkan ke program lain seperti Word atau Power Point. Tentunya anda harus mengkatifkan lembar kerja atau buku kerja atau program yang di pilih terlebih dahulu

Memindahkan data dengan metode Fill:

• Klik cell atau block range data yang akan dipindahkan
• Tempatkan kursor di garis pointer sehingga kursor berubah bentuk menjadi tanda panah empat arah
• Klik & drag (klick, tahan dan geser kursor) ke cell yang dipilih sebagai tempat pemindahan data

Metode ini hanya berlaku untuk memindahkan data ke cel yang dipilih pada lembar kerja bersangkutan saja

Mengcopy data dengan metoda Copy-Paste:

Digunakan untuk menyalin atau menggandakan data pada cell atau range . Selain itu mengcopy juga bisa berarti mengulang pelaksanaan perhitungan matematis untuk cell-cell yang bersesuaian serta melanjutkan memasukan data seperti data berurutan/ berpola

• Klik sel atau blok range data yang akan di copy
• Klik kanan pada cell atau range yang akan dicopy
• Pilih perintah Copy,
• Klik kanan cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih perintah Paste

Cara lain:

• Klik sel atau blok range data yang akan di copy
• Pilih icon Copy,
• Klik cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih icon Paste

Dengan metode ini, data juga dapat dicopykan ke sheet yang dipilih pada buku kerja yang sama ataupun ke buku kerja yang dipilih, bahkan juga dapat dicopykan ke program lain seperti Word atau Power Point. Tentunya anda harus mengkatifkan lembar kerja atau buku kerja atau program yang di pilih terlebih dahulu

Mengcopy data dengan metoda Fill Series

• Klik cell atau blok range data yang akan disalin
• Tempatkan kursor di sudut kanan bawah pointer sehingga kursor berubah bentuk menjadi tanda tambah ( +)
• Klik dan drag ke bawah atau ke samping sesuai keperluan pengkopian. Data atau formula atau fungsi akan dicopy ke cell-cell yang dilalui ketika men drag.

Metode ini hanya berlaku untuk mengcopy ke cell yang berdekatan secara series pada lembar kerja bersangkutan saja

Contoh menyalin untuk mengulang pelaksanaan perhitungan matematis/ formula

Rumus atau formula hanya dimasukan pada baris awal saja, selanjutnya dengan mengcopykan rumus tersebut ke cell berikutnya, rumus secara otomatis akan berubah menyesuaikan dengan posisinya.

Perhatikan rumus pada cell C1 adalah =A1*B1 ( data pada cell A1 dikalikan dengan data pada cell B1), setelah dicopykan ke cell C2, C3 dst, maka pada cell C2, rumus berubah menjadi =A2*B2, sedang pada cell C3, rumus berubah menjadi =A3*B3 dst.

Jika rumus dicopikan ke cell D1, E1 dst, maka pada cell D1 rumus berubah menjadi =B1*C1, sedang pada cell E1 rumus berubah menjadi =C1*D1 dst.

Contoh menyalin untuk melanjutkan memasukkan data berurutan

Data berurutan hanya dimasukan pada 2 atau 3 baris pertama saja, selanjutnya di salin dengan metoda Fill Series. Sewaktu men-drag, akan diperlihatkan data urutan terakhir sebagai pedoman untuk mengakhiri drag. Setelah proses penyalinan selesai, di sudut kanan bawah pointer dimunculkan kotak dialog Auto Fill Options untuk mengubah pilihan penyalinan, jika di klick akan ditampilkan kotak dialog sbb;

Beberapa data yang dapat dimasukkan dengan Fill Series

Paste special

Paste Spcial merupakan perintah lanjutan dari Copy, hanya saja hasil pada tempat tujuan disajikan dalam bentuk khusus. Adakalanya anda hanya butuh untuk mengkopy unsur tertentu dari data yang ada, misalnya anda hanya butuh mengkopy column widths saja atau Format saja dll yang bersifat special. Untuk itu lakukan pengkopian dengan metode Copy- Paste Special

• Klik cell atau blok range yang akan di copy secara special
• Klik kanan pada cell atau range yang akan dicopy
• Pilih perintah Copy
• Klik kanan cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih perintah Paste Special,

Cara lain:

• Klik cell atau blok range yang akan di copy secara special
• Pilih icon Copy
• Klik cell tempat menampilkan hasil copy
• Pilih icon Paste Special,

Ditampilkan jendela Paste special, tersedia beberapa pilihan untuk memenuhi kebutuhan

1. All; untuk menampilkan semua yang telah di copy, termasuk format yang telah dilakukan pada data tersebut, kecuali format lebar kolom dan tinggi baris
2. Formulas; untuk menampilkan hasil perhitungan menggunakan rumus yang disesuaikan saja tanpa mengcopy formatnya
3. Value; untuk menampilkan data hasil perhitungan saja tanpa mengcopy rumusnya
4. Formats; untuk menampilkan format saja tanpa mengcopy rumusnya
5. All exept borders; menampilkan semuanya kecuali border
6. Column Widths; untuk menampilkan lebar kolom saja
7. Transpose; menampilkan sekaligus menukar posisi data pada sumbu X menjadi data sumbuY atau sebaliknya

• Klik salah satu pilihan special anda
• Klik OK

Misalkan anda telah melakukan copy paste, maka data disalin namun lebar kolom masih ukuran standar, tidak seperti ukuran column yang aslinya.

Agar lebar column dicopy sama dengan ukuran asli, lanjutkan proses

Lakukan perintah untuk Copy – Paste special

Pilih column widths

Klik OK, data akan di copy dengan paste special Column Widths sbb:

Jika pada jendela dialog Paste Special anda memilih Transpose, akan ditampilkan hasil copy dengan perubahan posisi dari sumbu X ke sumbuY atau sebaliknya.

Selanjutnya tampilan tabel isian perlu di edit dan di format kembali

MEMFORMAT CELL ATAU RANGE

Hampir semua aktivitas pada lembar kerja Excel diawali dengan mempersiapkan tabel karena data data yang ada akan diolah dan ditampilkan dalam bentuk tabel, untuk itu mari kita berlatih memformat text (data label) sekaligus mempersiapkan tabel agar tampil lebih menarik. Selain itu data numerik juga membutuhkan pengaturan, misalnya untuk mengubah tampilan bilangan biasa menjadi bilangan yang bernilai mata uang dll

Contoh judul tabel dan judul kolom tabel sebelum diformat

Contoh judul tabel dan judul kolom tabel sesudah diformat

Seandainya anda sudah tahu fungsi perintah yang dilambangkan dengan icon icon untuk memformat, anda bisa lansung menggunakan icon icon tersebut setelah mengklick cell atau memblok reange yang akan di format. Cara ini lebih cepat namun proses memformat cell akan lebih lengkap jika anda memulainya dengan mengklick kanan mouse sbb:

• Klick cell atau blok range yang akan diformat
• Klik kanan pada cell atau range yang akan di format, ditampilkan daftar perintah atau operasi yang bisa kita lakukan pada cell sebagai berikut;

• Pilih perintah Format Cells, akan ditampilkan jendela Format Cells

Pada jendela dialog Format Cell tersedia 6 tab pilihan memformat:

1. Number; untuk memformat tampilan data numerik
2. Alignment; untuk memformat tata letak atau pengetikan text pada range
3. Font; untuk memformat jenis, gaya, ukuran dan warna text
4. Border; untuk memformat bingkai tabel
5. Fill; untuk memformat warna latar
6. Protection; untuk memproteksi pemformatan yang anda lakukan agar tidak di ubah oleh orang lain

• Pilih tab Font, ditampilkan pilihan pengaturan Font sbb:

1. Font: untuk memilih jenis font
2. Font Style: untuk memilih gaya cetah font
3. Size: untuk memilih ukuran font
4. Under line: untuk memilih jenis garis bawah
5. Color: untuk memilih warna font
6. Effects: untuk memilih posisi cetak font pada baris
7. Preview: untuk melihat pra cetak dari pilihan pengaturan

• Pilih tab border (jika diperlukan), ditampilkan pilihan mengatur border

Line Style: untuk memilih jenis garis border

Presets dan Border untuk memilih jenis border

Color: untuk memilih warna garis border

• Pilih tabl Fill (jika diperlukan), akan ditampilkan pilihan pengaturan latar

Becground Color: untuk memilih warna latar

Fill Effects: untuk memberi warna bias

More Color: untuk memilih warna selain yang ditampilkan pada pilihan becground color

Pattern Style: untuk memilih jenis arsiran

Pattern Color: untuk memilih warna garis arsiran

Sample: untuk melihat pra cetak dari pengaturan latar

• Pilih tab Aligment, ditampilkan pilihan mengatur tata letak text pada range

Text Aligmen: untuk mengatur tata letak tex pada range baik secara Horizontal maupun secara vertical

Text control Wrap text: untuk mengatur agar text yang melebihi lebar kolom, digeser ke baris dibawahnya

Tex control Srink to fit: untuk mengatur agar ukuran text menyesuaikan dengan lebar kolom

Tex control Marge cell: untuk mengabungkan cell cell yang berada pada range menjadi satu cell

Orientation: untuk mengatur kemiringan text

Hati hati menggunakan perintah Marge, karena semua cell yang tergabung dalam range akan digabung menjadi satu cell. Untuk itu, block lah terlebih dulu range yang membutuhkan penggabungan cell saja, sebelum memberikan perintah Marge

• Pilih tab Number ( jika perlu), ditampilkan pilihan mengatur tampilan data numerik sbb:

Pada jendela tab Number, tersedia 12 pilihan memformat data numerik

General, untuk mengembalikan tampilan data numerik yang pernah diformat ke tampilan umum
Number, untuk mengubah tampilan bilangan ke Koma Style sbb:

1. Decimal Places, untuk menentukan berapa digit angka di belakang koma
2. Use 1000 separator(,), untuk memberi tanda pemisah berupa tanda koma setiap kelipatan seribuan
3. Negatif Number, untuk memilih jenis tanda yang menandai jika bilangan dimaksud adalah bilangan negatif
4. Sample, untuk melihat pra cetak pilihan anda

Currency, untuk mengubah tampilan bilangan ke Mata uang, dimana lambang mata uangnya rapat kanan sbb:

Decimal Places, untuk menentukan berapa digit angka di belakang koma

Syimbol, untuk memilih lambang mata uang yang akan digunakan

Negatif Number, untuk memilih jenis tanda yang menandai jika bilangan dimaksud adalah bilangan negatif

Sample, untuk melihat pra cetak pilihan anda

Accounting, untuk mengubah tampilan bilangan ke Mata uang, dimana lambang mata uangnya rapat kiri sbb:

Decimal Places, untuk menentukan berapa digit angka di belakang koma

Syimbol, untuk memilih lambang mata uang yang akan digunakan

Sample, untuk melihat pra cetak pilihan anda

Date, untuk mengubah tampilan tanggal sbb:

Locale (Localition); untuk memilih negara, mis; Indonesia

Type; untuk memilih jenis tampilan tanggal

Sample, untuk melihat pra cetak pilihan anda

Time; untukmengubah tampilan waktu
Percentage; untuk mengubah bilangan ke porsentase
Fraction; untuk mengubah bilangan yang kecil dari nol menjadi bilangan pecahan

Scintific; untuk mengubah bilangan ke bentuk exponen (perpangkatan ilmiah)
Text; untuk menjadikan data numerik sebagai data label

• Akhiri kegiatan memformat anda dengan mengklick tombol OK

Pada kondisi tertentu, pemformatan menyebabkan lebar kolom tidak lagi sesuai. Untuk itu atur kembali lebar kolom tabel anda

MENYIMPAN DAN MEMBUKA BUKU KERJA

Setelah beraktifitas, tentunya buku kerja anda perlu di simpan, dokumen yang pernah disimpan mungkin akan dibuka kembali untuk melanjutkan pekerjaan yang terbengkalai, atau mungkin anda ingin bekerja pada buku kerja yang baru lagi. Semua itu dapat dilakukan dengan mudah.

Menyimpan dengan nama file baru:

• Klik ikon Save As, akan ditampilkan jendela dialog Save As

• Klick tanda panah pada kotak dialog Save in untuk memiilih lokasi penyimpanan mis; May Documment atau Data(D;)
• Klik ikon Create New Folder yang terletak di sebelah kanan kotak Save in untuk mebuat folder baru, dimunculkan jendela dialog New Folder.

• Pada kotak dialog Name, ketikan nama folder (mis; Badu) dan tekan tombol OK, maka pada kotak dialog Save in, muncul folder dengan nama Badu
• Pada kotak dialog File Name, ketikkan nama file anda mis; Tugas 1
• Klik tombol Save, buku kerja anda akan di simpan

Perhatikan Title atau Status lembar kerja anda!!!,

Buku kerja Book 1 telah diganti dengan nama Tugas 1. Artinya, sekarang yang aktif adalah Microsoft Excel dengan nama file Tugas 1, dimana file tersebut terletak pada folder Badu

Menyimpan ke file yang aktif:

• Klick icon Save, buku kerja anda lansung di simpan

Sebaiknya anda sering sering mengklik icon Save ini untuk melakukan penyimpanan agar hasil pekerjaan anda tidak hilang sekiranya ada gangguan seperti listrik mati tiba-tiba atau komputer anda bermasalah.

Mengaktifkan bubu kerja yang pernah di simpan:

Adakalanya anda berkeinginan untuk mengaktifkan kembali buku kerja yang pernah anda simpan untuk suatu keperluan seperti melajutkan pekerjaan yang belum selesai, prosedurnya adalah sbb:

• Klik icon Open, akan ditampilkan jendela dialog Open

• Klik tanda panah pada kotak dialog Look in, untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen anda
• Double klick, folder dokumen anda
• Double klick, file dokumen anda

Membuka buku kerja baru:

Berkemungkinan setelah menyimpan buku kerja yang anda kerjakan, anda ingin bekerja pada buku kerja yang baru. Untuk itu anda harus membuka buku kerja yang baru yang masih kosong, caranya sbb:

• Klik ikon New

Anda akan ditampilkan buku kerja baru yang masih kosong.

Perhatikan title atau Status bar!!!. Terlihat sekarang namanya adalah Book … dengan lembar kerja yang aktif adalah Sheet 1

MENGAKTIFKAN MICROSOFT EXCEL

Pengantar

Microsoft Excel merupakan keluarga dari Microsoft Ofice, adalah salah satu program atau perangkat lunak pengolah angka yang populer saat ini, lebih unggul dibanding dengan program pengolah angka sebelumnya seperti ( Lotus 123)

Microsoft Excel biasa juga disebut Spreadsheet berbasis Windows sekarang semakin berkembang dari versi 2003 menjadi versi 2007 malah sudah muncul lagi versi 2010, digunakan untuk mengolah data khususnya yang bersifat angka antara lain:

· Perhitungan

· Proyeksi data

· Analisis data

· Grafik

· Laporan /presentasi data

Program pengolah angka Microsoft Excel memiliki beberapa persamaan menu, cara operasi, dan ikon-ikon shortcut dengan Microsoft Word, sehingga pemahaman terhadap Microsoft Word yang dipelajari pada semester sebelumnya merupakan modal dasar untuk mengoperasikan Microsoft Excel.

Mengaktifkan Microsof Excel

Untuk bisa bekerja dengan microsoft excel, langkah pertama yang harus anda lakukan adalah mengaktifkan program microsoft excel tersebut. Adapun caranya adalah sbb:

Apabila pada desktop komputer anda terdapat shortcard Microsoft Excel, yaitu icon berlambang huruf X

• Double klick shortcart Excel tersebut

atau

• Klick kanan shortcart Excel tersebut
• Pilih perintah Open

Apabila pada destop computer anda tidak terdapat shortcard Microsoft Excel, berkemungkinan shortkard tersebut terdapat pada halaman Start, lakukan langkah berikut:

• Klik tombol ”Start”
• Klick shortcart Excel tersebut

Apabila pada halaman Start juga tidak ditemukan shortcard exel, lakukan langkah berikut:

• Klik tombol ”Start”
• Pilih All Program
• Pilih Microsoft Ofice
• Pilih Microsoft Ofice Exel

Selanjutnya program Microsoft excel diaktifkan sekaligus ditampilkan buku kerja baru.

Menutup Microsoft Excel:

Apabila anda ingin mengakhiri kegiatan dan ingin menutup program, caranya adalah sbb:

• Klik tombol Cloce ( tanda silang merah yang ada di sudut kanan atas buku kerja) . Jika buku kerja itu belum anda simpan mungkin karena lupa, maka akan dimunculkan dialog yang mempertanyakan apakah dokumen ini akan disimpan atau tidak

• Untuk sementara ini pilih No, namun lain waktu jika anda sudah melakukan aktivitas pada buku kerja anda, anda dapat memilih Yes dan pekerjaan anda akan disimpan.

MEMASUKKAN DATA EXCEL

Pengertian Data

Data excel adalah apa saja yang menjadi isi suatu cell, secara umum data excel dikelompokkan dalam 2 jenis, yaitu; Data Label dan Data Numerik

Data Label: adalah data berupa text yang tidak dapat dioperasikan secara matematika, biasanya dimulai dengan huruf, termasuk tanda baca dan simbol simbol serta angka yang bercampur huruf. Ciri cirinya adalah; setelah data dimasukkan ke suatu cell, posisi data tersebut di dalam cell rapat kiri

Data Numerik: adalah data berupa angka yang dapat diolah secara matematika, biasanya dimulai angka 0 s/d 9, dan (= atau +) khusus untuk mengawali rumus /formula matematika/ fungsi atau ( - ) khusus bilangan negatif. Ciri cirinya adalah; setelah data dimasukkan ke suatu cell, posisi data tersebut di dalam cell rapat kanan

Jenis data Numerik adalah sbb;

1. Jeneral; yaitu berupa bilangan biasa
2. Number; yaitu berupa bilangan dengan pengaturan khusus seperti berapa digit dibelakang koma, ditandai dalam kelipatan seribuan ataupun ditandai sebagai bilangan negatif
3. Currency; yaitu berupa mata uang dengan lambang mata uang rapat kanan
4. Accounting; yaitu berupa mata uang dengan lambang mata uang rapat kiri
5. Date; yaitu berupa tanggal
6. Time; yaitu berupa waktu
7. Percentage; yaitu berupa bilangan dalam persentase
8. Fraction; yaitu berupa bilangan dalam pecahan
9. Scientific; yaitu berupa bilangan dalam exponen

Memasukan data label

• Tempatkan pointer pada salah satu cell, atau aktifkan salah satu cell, misalnya B1 ( klik B1)
• Ketikan suatu data berupa label, mis; Nama Siswa
• Periksa kebenaran hasil ketikkan anda
• Tekan tombol Enter,

Perhatikan:

• Panjang text tidak mengikuti Lebar kolom, jika pada cell disamping kanannya dimasukkan lagi data yang lain maka text yang melebihi lebar kolom akan ditimpa. Untuk mengatasi hal ini aturlah lebar kolom dari cell dimaksud

• Posisi data di dalam cell rapat kiri
• Posisi pointer (cell yang aktif) ditampilkan pada kotak Indikator Cell
• Apa saja yang anda ketikkan pada cell yang aktif, ditampilkan pada kotak Indikator Formula
• Untuk data label, yang ditampilkan indikator formula akan sama dengan yang terlihat pada cell
• Sebaiknya sebelum anda menekan tombol Enter, perhatikan dengan seksama kebenaran data anda pada kotak Indikator Formula agar anda tidak repot memperbaikinya

Memasukan data numerik

• Klik cell tempat memasukkan data
• Ketikan suatu data numerik mis; 345678
• Tekan tombol Enter

Perhatian

• Posisi data di dalam cell rapat kanan
• Yang anda ketikkan pada cell akan ditampilkan pada indikator formula
• Jika yang diketikan pada cell berupa bilangan lebih dari 10 digit, maka tampilan cell akan berubah dalam bentuk exponen

• Jika yang diketikkan berupa rumus, yang ditampilkan pada cell adalah hasil dari rumus tersebut

• Tampilan cell juga tidak akan sama dengan tampilan indikator formula, apabila data pada cell tersebut telah diformat. mis; data berupa bilangan 20 rumus pada cell B1, di format ke data berupa mata uang rupiah

• Apabila pada cell ditampilkan tanda pagar, ini menunjukkan bahwa kolom pada cell dimaksud kurang lebar, aturlah lebar kolom cell tersebut.

Ketentuan memasukkan data numerik:

• Pengetikan data numerik tidak boleh bercampur huruf , tanda baca (kecuali rumus, fungsi, bil desimal, waktu dan tanggal), maupun spasi. Jika bercampur maka dianggap sebagai data label, posisi text di dalam cell akan rapat kiri dan tidak bisa diolah secara matematika
• Tanda koma pada data berupa bil desimal, diketikkan tanda titik (.) Mis (85,25) cara Indonesia, diketikkan 85.25
• Data berupa tanggal dimasukan dengan pola MM/DD/YY. Mis; untuk tanggal 1 Desember 2008 diketikkan 12/01/08. Selanjutnya tampilan tanggal dapat diformat
• Data berupa waktu. Mis; pukul 7 lewat 30 menit 15 detik, maka diketikkan 07:30:15
• Data berupa mata uang, diketikkan angkanya saja, selanjutnya diformat ke mata uang
• Data berupa percent dan pecahan, diketikkan bilangan desimal, selanjutnya di format ke percent atau ke pecahan
• Pengetikan rumus/ formula/ fungsi harus diawali dengan tanda sama dengan (=) atau tanda tambah (+)

Seringkali terjadi kesalahan pengetikan dalam memasukan data. Data yang salah tersebut tentu perlu di ganti atau di perbaiki.

Mengganti data

• Klik cell yang datanya akan diganti (mis; Nama Siswa )
• Ketik data baru (mis; Daftar Pegawai)
• Tekan tombol enter, sekarang Nama Siswa sudah diganti dengan Daftar Pegawai

Memperbaiki data

Misalkan data ‘Daftar Pegawai ‘ ternyata salah, yang benar adalah ‘Data Pegawai’

• Klik sel yang datanya akan diperbaiki
• Tempatkan kursor di kotak Formula Bar
• Perbaiki data
• Tekan ente

Cara lain:

• Klik sel yang datanya akan diperbaiki
• Tekan tombol F2 pada key boart
• perbaiki data pada cell dimaksud
• Enter

Dengan demikian, untuk menghemat waktu, jika ada data atau formula yang salah ketik, cukup diperbaiki bagian yang salah saja, jangan di ganti semua.

Mengatur lebar kolom secara manual:

• Tempatkan kursor di sebelah kanan garis batas kolom sehingga kursor berubah bentuk menjadi tanda panah kiri kanan.
• Klick dan drag, ke kiri untuk mempersempit kolom dan ke kanan untuk memperlebar kolom

MENAMPILKAN PERINTAH YANG TERSEMBUNYI

Microsoft excel memiliki lebih 20 tollbar atau group, namun secara defoult hanya ditampilkan beberapa toolbar atau group saja. Pada masing masing toolbar atau group terdapat beberapa icon.

Kadangkala kita membutuhkan toolbar maupun icon tertentu untuk memudahkan kita dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Untuk itu toolbar maupun icon yang masih tersembunyi dapat kita tampilkan maupun disembunyikan kembali jika tidak diperlukan lagi.

Untuk mempercepat proses pengerjaan suatu pekerjaan, sebaiknya dalam memilih perintah-perintah yang akan digunakan, ikuti hirarki berikut;

• Klik kanan mous pada cell atau range atau objek yang membutuhkan suatu perintah, akan ditampilkan kotak dialog yang berisi beberapa perintah, pilih perintah yang anda butuhkan. Jika tidak tersedia perintah yang dibutuhkan, lanjut dengan .....
• Pilihlah perintah atau icon yang diperlukan melalui toolbar yang telah ditampilkan. Jika tidak tersedia perintah yang dibutuhkan, lanjut dengan .....
• Klik salah satu Menu atau Tab, akan ditampilkan beberapa perintah, pilih perintah yang anda butuhkan. Jika tidak ditemukan, klik menu lainya.
• Seandainya anda akan sering menggunakan icon atau perintah tertentu, tetapi icon tersebut tidak terdapat pada toolbar yang telah ditampilkan (masih tersembunyi), maka ikon tersebut sebaiknya anda tampilkan terlebih dulu dan selanjutnya anda dapat menggunakan lansung tanpa perlu mencarinya lagi
• Seandainya beberapa icon yang anda butuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan berada pada toolbar yang masih tersembunyi, toolbar tersebut sebaiknya anda tampilkan terlebih dulu, misalnya toolbar Chart sangat dibutuhkan untuk mengedit grafik anda.

Menampilkan ikon pada excel 2003

• Klik kanan pada sebarang icon, ditampilkan kotak dialog
• Pilih Costumize, ditampilkan jendela dialog Costumize
• Pilih tab Commands,
• ditampilkan daftar ikon ikon untuk masing masing cetegories

• Cari ikon yang akan ditampilkan melalui kotak Categories dan Commands.
• Misalnya pada kotak categories pilih Insert dan temukan icon Simbol pada kotak command
• Klik dan drag icon icon yang anda butuhkan ke samping menu Help
• Klik tombol Cloce pada jendela dialog jika selesai

Menyembunyikan icon pada excel 2003

• Klik kanan pada sebarang icon
• Pilih Costumize
• Klik kanan ikon yang akan disembunyikan,
• Ditampilkan jendela dialog
• Pilih Delete
• Klik tombol Close

Menampilkan Icon pada Exel 2007:

• Klic kanan pada sebarang icon, akan ditampilkan kotak dialog
• Pilih Customize Quick Access Toolbar, ditampilkan kotak dialog

• Cari dan pilih icon yang anda butuhkan
• Klick tombol Add
• Klick tombol OK

Menyembunyikan icon pada excel 2007

• Klick kanan pada icon yang akan di sembunyikan, ditampilkan kotak dialog
• Pilih Remove Quick Access Toolbar

PERINTAH-PERINTAH PADA MICOROSOFT EXCEL

Untuk mengoperasikan Microsof Excel, seftware ini telah menyediakan banyak sekali fasilitas berupa perintah perintah. Perintah perintah tersebut dikelompokkan berdasarkan fungsinya secara umum yang biasa kita sebut dengan Menu atau Tab (pada excel 2007).

Selanjutnya guna memudahkan pengguna, perintah perintah tersebut ditampilkan berdasarkan kelompok perintah untuk keperluan tertentu. Baris perintah ini biasa juga disebut dengan Toolbar atau Group (excel 2007). Misalnya toolbar Formating, berisi perintah perintah untuk keperluan memformat tex atau angka.

Sebagian besar dari perintah perintah tersebut ditampilkan dalam bentuk lambang atau icon, dengan demikian anda tinggal klik icon nya dan perintah lansung di jalankan atau di eksekusi sehingga sangat membantu dalam kecepatan pengoperasian software.

Tidak semua perintah ditampilkan di buku kerja, namun perintah perintah yang tersembunyi dengan mudah dapat ditampilkan jika anda butuhkan atau disembunyikan kembali.

Berikut adalah perintah-perintah yang sering digunakan :

MENGENAL BUKU KERJA MICROSOFT EXCEL

Mari kita identifikasi bagian bagian penting dari area buku kerja microsoft excel tersebut sebagai berikut:

Catatan gambar:

Gambar diatas adalah tampilan buku kerja Exel 2003, bagi anda yang sudah memiliki Exel 2007 tidak perlu ragu karena perbedaanya hanya pada tampilan Menu Bar dan Tool Bar saja

Menu Bar dapat disamakan dengan Baris Tab, sedangkan Tool Bar dapat disamakan dengan Group pada exel 2007

Sebagai perbandingan, gambar buku kerja exel 2007 ditampilkan di bagian akhir posting ini

Penjelasan Gambar:

Tabulasi:

Adalah baris yang menampilkan lembar kerja.

Buku kerja baru, secara defoult terdiri dari 3 lembar kerja (Sheet) namun dapat ditambah jika diperlukan. Lembar kerja yang sedang aktif adalah Sheet yang warnanya lebih gelap.

Agar lebih mudah dalam pemahaman, anda bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Kita dapat menulis dihalaman pertama (sheet 1), halaman 2 ( sheet 2 ), halaman 3 ( sheet 3 ) dan seterusnya.

Bukunya disebut Workbook dan halaman – halamannya disebut Sheet, dan halaman aktif yang sedang atau akan ditulisi disebut dengan lembar kerja (Worksheet)

Lembar kerja:

Adalah tempat kita menulis atau beraktifitas dengan microsoft excel.

Setiap lembar kerja (Worksheet ), terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C, D ……sampai IV, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,…. sampai 65536.

Name Box :

Adalah tempat menampilkan nama cell yang sedang aktif, terlihat nama cell yang aktif adalah A1. Cell adalah perpotongan antara baris dan kolom , diberi nama menurut nama kolom dan namor baris pada lokasinya.

Contohnya Cell A1, berarti cell tersebut terletak pada perpotongan antara kolom A dan baris 1.

Pointer:

Menunjukan posisi cell atau range yang aktif.
Range adalah sekumpulan cell yang berdekatan yang berbentuk persegi panjang.
Pointer berbentuk persegi panjang yang pinggirnya bergaris tebal

Indikator Formula;

Adalah tempat untuk melihat apa yang diketikkan pada suatu Cell. Melalui Indikator Formula ini kita juga dapat mengedit apa yang telah diketikkan pada cell yang aktif tersebut. Indikator Formula akan kosong apabila Cell atau pointer berada dalam keadaan kosong .

Control Menu:

Biasa juga disebut baris judul, menampilkan proggram yang sedang aktif. Terlihat program yang sedang aktif adalah Microsoft Excel

Title Bar:

Menampilkan nama dokumen/ file yang sedang aktif. Terlihat dokumen yang aktif pada gambar adalah Book 1. Nama Bok 1 ini akan muncul secara otomatis pada saat kita mengaktifkan microsoft Excel pertama kali dan jika dokumen ini disimpan dengan nama lain, maka pada title bar akan muncul nama dokumen/ file yang disimpan tersebut.

Menu Bar:

Adalah baris menu yang berisi nama nama menu yang dimiliki oleh microsoft exlel

Tool Bar:

Adalah baris tools yang berisi perintah perintah yang dapat digunakan secara lansung. Perintah perintah tersebut ditampilkan dengan lambang lambang (icon)

Status Bar :

Adalah baris dokumen dokumen yang pernah diaktifkan, dengan mengklik dokumen tersebut anda akan berpindah dari dokumen yang satu ke dokumen yang lainnya

Scroll Bar ;

Adalah tempat kita mengulung lembar kerja. Scroll bar sebelah kanan untuk mengulung lembar kerja ke atas atau ke bawah, sedang scrollbar yang berada di bawah yaitu di sebelah kanan Tabulasi, untuk menggulung lembar kerja ke kiri atau ke kanan